Vässa din mötesteknik

Mötandet, det där ständiga mötandet. Jag  blir hela tiden inbjuden till det ena efter det andra mötet. Så långt det var möjligt slår jag ifrån mig och tackar nej.

Jag är säker på att det är fler än jag som har suttit av tid på meningslösa möten. Jag är minst lika säker på att många ledare och chefer inser att det går åt alldeles för mycket tid på ineffektiva möten.

Det sanslösa i allt det här är att vi behöver möten. Vi behöver träffas, vädra åsikter, tycka till, informera och informeras, kommunicera – vi behöver mötas! Ett bra möte ger utrymme för att bearbeta det vi har behandlat och agera utifrån de beslut och resultat vi kom fram till.

Världsmästare på möten

Jag misstänker att svenskar är världsmästare på möten. Åtminstone när det gäller antalet möten som är möjligt att klämma in på en vecka eller en dag. Själv är jag nöjd om jag bara kan ha ett möte per dag. Även om jag påstår att jag bara vill ha ett möte per dag har jag inte alltid lyxen att kunna säga nej. Ibland måste vi gå på möten som känns mindre inspirerande.

På bra möten kan vi tillsammans planera hur vi kan nå våra mål, koordinera vem som ska göra vad och hitta lösningar till utmaningar och problem. Fast vi vet hur viktigt mötet vi deltar på är, kan det bli allt annat än produktivt.

Faktum är att möten tar större och större del av vår arbetsdag, större än någonsin. I början av 60-talet lade chefer och ledare ner mindre än 4 timmar i veckan på möten. Idag påstås det att många sitter i möten mer än hälften av sin arbetstid. Och JA, jag väljer att säga sitter i möten. Tänk om så mycket som en tredjedel av alla dessa möten är dåliga, meningslösa och ineffektiva möten, där vi bokstavligen sitter av vår tid – vad betyder det i bortkastad tid?

Hur många möten har du varit på som inte hade någon klar agenda eller tydligt mål? Möten behöver inte vara tråkiga och onödiga. Jag tror vi behöver bli medvetna om hur möteskulturen ser ut där vi befinner oss och hitta vägar att genomföra dem bättre.

Jag vet att det också har kommit fram fantastiska idéer, lösningar och tankar från möten som både var oväntat bra och ibland t.o.m. spontana. Det sker så pass ofta att vi förstår att möten behövs. Vi måste helt enkelt mötas.

Det finns massor av böcker som kan lära dig hur du driver ett effektivt möte. Jag har själv haft föreläsningar otaliga gånger där jag fokuserat på just mötesteknik. Här får du bara några självklara tips på vägen.

Definiera anledningen till mötet

Att hålla en rak linje igenom hela mötet, utan att sväva ut alldeles för mycket är en av de stora utmaningarna. Det händer alldeles för ofta att diskussionen svämmar ut både åt höger och vänster om det inte finns någon dagordning eller agenda. Vet du vad en agenda alltid ska innehålla? Jo:

• En tydlig definierad anledning till mötet
• Vilket resultat du vill ha ut av mötet
• Vilka frågeställningar som ska behandlas och estimerad tid för var och en av dem.

Egentligen ska en agenda kunna vara så föredömligt kort att den kan skrivas på en post-it-lapp. Ju tydligare agenda desto effektivare möte, kanske… För det krävs förstås några fler saker för att mötet ska bli riktigt effektivt.

Definiera vilken sorts möte det är

Precis som du är tydlig med vad anledningen till mötet är, så är det viktigt att alla mötesdeltagare vet om syftet är att komma fram till ett beslut eller om det är till för att diskutera eller informera om något. Vet du om ditt möte är till för att:

• dela information
• ha en kreativ diskussion
• komma fram till ett gemensamt beslut

Visst kan ett möte innehålla alla tre delarna, men det är ändå alltid någon som bestämmer vilka förväntningar vi ska ha på mötet. Om du är otydlig så blir mötet luddigt och långt ifrån effektivt.

Bestäm vilka som ska delta

Du behöver också definiera vilka olika roller som är med på mötet så alla vet vilket ansvar var och en har som deltar på mötet. Det finns många olika sätt att definiera mötesroller. Det här kan vara en början.

Moderator – den som håller i trådarna och ser till att vi följer agendan. Hen kan också sammanfatta enskilda frågeställningar och hela mötet. Dessutom säkerställer moderatorn att alla är överens om vem som ska göra vad när.

Fångaren – den som är uppmärksam och fångar upp idéer, tankar och lösningar som kommer utanför agendan men som är viktigt att lyfta vid ett annat tillfälle.

Notarie – den som för anteckningar och noterar alla beslut som tas och skriver ner vem, vad och när. Alla som deltar ska kunna gå tillbaka till mötesanteckningarna och vara överens om vad resultatet av mötet var.

Tidshållaren – den som ser till att vi håller den fart på mötet som vi planerat, vilket skapar förutsättningar för att vi hinner med alla punkter på agendan samt säkerställer att alla orkar hålla ångan uppe hela vägen.

Deltagare – de som bara är med för att lära sig eller för att dela med sig av enskilda punkter från agendan.

En person kan förstås ha flera av de här uppgifterna. Men det är viktigt att alla uppgifter finns med på alla möten. Annars är risken stor att mötet inte når sitt mål.

Så… vad tänker du göra för att se till att dina möten kommer att vara mer effektiva och givande framöver?