Tips för att skriva bättre e-postmeddelanden

Är ni lika trötta på alla e-postmeddelanden som landar i inkorgen varje dag som jag är? Visserligen är jag en stor ivrare av e-postmarknadsföring, men ändå. Jag tycker ju också att det vi får ska vara bra och lätt att förstå.

För några år sedan utbildade jag hos företag och föreläste om hur de kunde förbättra sin e-posthantering. Nej, ingenting om hur de gjorde listor att spara i och automatiska kopplingar till kalendrar eller mappar. Mitt fokus var på innehåll och en policy för så här gör vi och så här gör vi inte.

Jag tror att det är dags att damma av den utbildningen nu!

Visst vill du precis som jag skriva meddelande som dina mottagare faktiskt ser fram mot att läsa? Om du lägger ner lika mycket tid som många andra på att hantera, skriva och läsa e-post kan vi ju göra det så tilltalande som möjligt.

Här får du några tips som kommer att få dina meddelande att sticka ut i mängden. Ja, jag vet… du jobbar faktiskt, så det är inget du har tid med. Men tänk om det inte tar längre tid, men det får fler att ta till sig ditt budskap, du får bättre svar och du uppfattas på ett mer positivt sätt?

Vi sätter igång.

Ha bara en tanke, fråga eller uppgift per meddelande

Det finns undersökningar som visar att inkluderar du mer än en fråga eller uppgift i ett e-postmeddelande så får du ändå bara svar på en eller en uppgift utförd. Därför är det bra om du trycker extra på just det du vill ska hända.

När vi pratar marknadsföring kallar vi det för CTA – Call To Action. Vad är det du vill mottagaren ska göra? Det fungerar aldrig med mer än en CTA.

Exempel:
”Det viktigaste att ta med sig från mötet är…”
”Det enda jag behöver från dig just nu är…”
”Min fråga till dig just nu som jag behöver ha omgående svar på är…”

Det är lätt att bli för utsvävande och skriva av sig för att vara trevlig eller för att du helt enkelt är oklar i vad du vill. Berätta vad du vill och när du vill ha det. Det är det enda du behöver göra.

Exempel:
”Hallå! Här har du en sammanfattning av vårt samtal samt en fråga på slutet. Jag skulle uppskatta om jag kunde få ett svar innan fredag så att vi snabbt kan komma igång.”

Undvik öppna frågor och för många alternativ

Som skribent och marknadsförare har jag ofta lämnat mina texter och utkast för korrektur och redigering. Risken är stor att jag får alldeles för mycket tyckande och alldeles för många korrekturvändor.

Det är lätt att vara ödmjuk för att alla ska känna sig delaktiga och säga t.ex. ”Vad tycker ni? Jag är öppen för idéer.” Du får betydligt bättre resultat om du istället säger så här:

Exempel:
”Jag föreslår att vi kör enligt bifogat koncept, acceptera genom att svara med ett enkelt Ja.”
”Jag tycker att xxx är tillräckligt omarbetat. Har du avvikande åsikt kan du meddela mig annars gör vi så här.”

Det blir betydligt svårare att opponera sig om du redan från början är tydlig med vad du har för ståndpunkt.

Bjud på uppskattning och medmänsklighet

Ja, jag menar det. Det är så lätt att dela med sig av ett positivt omdöme. Vi kan alla bli bättre på att se och uppskatta varandra. Men visa det också genom handling.

Exempel:
”Grattis till din befordran. Vad spännande det kommer att bli. Här har du en länk som har hjälpt mig i min roll, den kanske kan hjälpa dig också.”
”Tack för att du hanterade mötet så professionellt idag. Jag hade ont om tid och behövde verkligen vara fokuserad. Jag ser fram mot nästa produktiva möte.”
”Jag måste få säga att du gjorde ett fantastiskt jobb på presskonferensen idag. Du satte varenda not och gjorde att vårt företag uppfattas precis som vi vill, tack för det.”

Ibland kan det vara av ren medmänsklighet som du behöver skicka ett meddelande som visar att du ser mer än det produktiva och effektiva. Ännu bättre förstås om du kan göra det öga mot öga, finns inte den möjligheten så är ett omsorgsfullt e-meddelande väl så mycket värt.

”Vad tråkigt att höra om din hund. Vi förlorade vår labrador förra våren. Om du vill prata om det finns jag här eller om du bara vill ta en fika så finns jag också.”
”Jag såg att du var stressad idag. Vi har alla sådana dagar. Är det något jag kan hjälpa dig med för att underlätta är det bara att du hör av dig.”

Ni vet – en omtanke betyder så mycket. Det skapar ett bättre klimat på hela företaget.

När du ska lämna kritik var så respektfull som du kan

Visserligen ska vi undvika att lämna negativ kritik via e-post. Det är så otroligt lätt att missförstå och övertolkas ofta. Därför är det tusen gånger bättre om du först gör allt i din makt för att lämna över meddelandet personligen.

Ibland fungerar det bara inte och ibland är det kanske inte så farligt… var nu gränsen går. Men säg att vi bara tycker att designen som du har fått levererad suger. Eller också är det något annat vi vill påtala.

Exempel:
”Tack för allt arbete du har lagt ner med vår nya logo. Det börjar närma sig vad vi hade tänkt oss från början. Det krävs bara någon mer justering.”
”Jag vet att du har lång resväg och barnen på skilda ställen att lämna. Det är alltid en utmaning att räcka till både hemma och på jobbet. När du kommer så sent får du andra att också bli stressade. Därför skulle jag uppskatta om du anstränger dig lite extra inför nästa projektmöte att komma i tid. Tack, jag vet att du kämpar.”

CC:s och BCC:s, hur gör du med dem?

Ibland är det lätt att skicka en kopia till någon bara för att de ska veta. Då har iaf du ryggen fri – för du skickade ju ett meddelande, eller hur? Men jag vet inkorgar som är så fulla av meddelande som bara är för att ”du ska veta” att de till slut måste prioriteras bort helt.

Det är viktigt att du är tydlig med vem som ska läsa mailet och vem som bara ska ha det som information.

Ta för vana att sätta alla namn som är berörd och ska agera på något sätt i Till-rutan. Det bästa är om du tar samma mail och vidarebefordrar till de som bara behöver bli uppdaterade men där det inte krävs någon åtgärd.

Då kan du i rubrikfältet skriva FYI, vilket betyder For Your Information, innan själva rubriken på mailet. Du kan också avsluta meddelandet med:

Exempel:
”För din information bara, ingen åtgärd behövs”
”Inget svar krävs”

Det kan liksom vara skönt att veta att just vid det här tillfället kan jag direkt arkivera ditt mail till projektmappen eller vad det nu kan vara.

Avslutningsvis – var så kortfattad som du kan

För mig är det nog det svåraste av allt. Jag vill ju så gärna vara utförlig, göra en bra inledning och ta med mottagaren till min synvinkel. Det behövs inte alltid. Faktum är att det sällan uppskattas så mycket som ett klart, tydligt och kort meddelande.

Tre meningar eller mindre brukar vara en bra mätstock. Om det är svårt att hålla det kort kanske telefonen är ett bättre kommunikationsverktyg.

När du börjar bli tydligare och konkretare samtidigt som du visar omtanke och har en bra attityd kommer du snart märka att det ger ringar på vattnet. Du kommer att få fler svar som du vill ha och förhoppningsvis mail som du önskar.

Visa dina kollegor hur bra ett e-postmeddelande kan vara!